Deducir gastos de gasolina Autónomos y Empresas

Si eres autónomo (y dependiendo un poco de tu actividad empresarial que desarrolles) utilizas tu coche para diversas labores y gestiones que tienen que ver con tu actividad: entregar productos a tus clientes o desplazarte si realizas servicio a domicilio, recoger materiales o productos, gestiones oficiales, reuniones laborales, labor comercial…

Este asunto trae por la calle de la amargura a muchos autónomos que no saben bien cómo deducir dicho gasto. Nosotros siempre os recomendaremos contratar una gestoría online para dicha labor, para que os tramite todo y olvidaros. Es un gasto que de verdad merece la pena porque con sus conocimientos y experiencia nos ahorrará dinero, tiempo y quebraderos de cabeza.

Además hoy en día el tema del precio de la gasolina es algo que nos afecta en mayor medida, y el poder deducir esa parte que nos corresponde es algo que puede «aliviar» un poco nuestra economía a final del trimestre si somos trabajadores por cuenta propia.

Si eres autónomo y usas con frecuencia un coche para realizar las gestiones vinculadas a tu actividad laboral, toma nota porque te vamos a contar todos los requisitos que necesitas para deducir tus gastos de gasolina si eres autónomo y cómo deducir el IVA y el IRPF de tus facturas.

Seguro que muchas veces te has preguntado (si eres autónomo), cómo puedo deducirme los gastos de gasolina derivados de mi actividad empresarial

¿Cuáles son los requisitos para deducir tus gastos de gasolina si eres autónomo o empresa?

Si has contratado los servicios de un asesor online, todo esto que te estamos contando ya te lo sabes y lo habrás dejado en sus manos para poder realizar todas las declaraciones de impuestos que tienes que hacer.

Todos, sin excepción, tenemos que cumplir tres requisitos que son totalmente obligatorios y no hay «peros» que valgan. ala hora de deducir la gasolina en nuestras declaraciones trimestrales de gastos. Aunque pueden surgir otros criterios en función del tipo de impuesto, un gasto se va a considerar deducible cuando cumpla lo siguiente:

• Vinculado con tu actividad económica: este es un punto que muchas veces ha preocupado y que han existido problemas porque para poder beneficiarte de la deducción de este gasto, debes demostrar que el uso del vehículo está directamente relacionado con tus servicios y gestiones como autónomo. A caso la labor comercial de un «Community Manager» que va a ver a sus clientes para poder cerrar el cliente o reuniones peródicas, ¿no sirve? Como siempre, preguntad a vuestro asesor.
• Justificado documentalmente con sus correspondientes recibos y facturas: ya conocemos todos a la administración española y la importancia que dan a la documentación. Para ellos es fundamental que presentemos todo correctamente y tal y como ellos quieren. Esto nos va a permitir demostrar que los importes reflejados en recibos y facturas se derivan del trabajo que realizas como autónomo y no para «tu tiempo libre y ocio».
• Registrado en la contabilidad de tu empresa: para que el gasto en gasolina se pueda deducir tenemos que incluirlo en los libros contables de nuestrra actividad. ¿Te imaginas que te viene una inspección? Todo esto es mejor, si no tienes tiempo y los conocimientos necesarios, que lo dejes en mano de profesionales.

Generalmente la deducción solo es del 50%, aunque puede llegar al 100% si hablamos de transportistas o comerciales que usan exclusivamente un vehículo de empresa.

Muchos autónomos utilizamos día tras día el coche como herramienta de trabajo utilizando nuestro vehículo particular (o en caso de una empresa nos facilitan uno de empresa para gestiones relacionadas con nuestra actividad) para ello. Muchas veces entramos en un «conflicto» al dudar si podemos deducir el IVA de la gasolina en todas las ocasiones.

Lo normal es que la deducción sea solo del 50%, aunque puede llegar al 100% si hablamos de transportistas o comerciales que usan exclusivamente un vehículo de empresa como modo de actividad. Pero presta atención que es muy importante que tengas claro que siempre es necesario demostrar una vinculación entre el viaje y la actividad de la empresa. Y que dicho vehículo esté destinado de forma total o parcial a dicha actividad.

Ahora viene lo más complicado que es demostrar el grado de uso del automóvil en relación con nuestra actividad económica como autónomo. Tenemos que acreditar que el gasto que hacemos de gasolina se deriva de gestiones de tu negocio realizadas en días laborales a una localidad distinta de la que se encuentra ubicada tu empresa (esto es una queja muy común en localidades grandes que el desplazamiento puede ser muy largo y además del tiempo que nos implica).

¿Cómo demostramos que el desplazamiento es laboral?

Os vamos a enumerar lo que tenemos que demostrar en una pequeña «checklist»:

1. Un registro de los kilómetros recorridos para desplazarnos desde nuestra empresa (o si trabajamos en casa el domicilio) hasta la ubicación de nuestros clientes.
2. Una agenda de visitas en la que se queden guardados para poder demostrarlo.
3. Un listado de las direcciones (importante las localidades) en las que se encuentran nuestros clientes.
4. Órdenes de visita firmadas y selladas por nuestros clientes (complicado muchas veces para demostrarlo).
5. Las facturas firmadas por nuestros clientes.
6. Los presupuestos que hayas aceptado de los clientes.
7. Todos los emails en los que conste que realmente has concertados las reuniones para las que necesitamos desplazarnos en coche.

Como ves, deducir el 100% del IVA de la gasolina es complejo, por eso es muy importante documentar todo lo que comentamos anteriormente.