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Estamos en medio de la transformación digital de las empresas y en ella hemos visto cómo se han tenido que adaptar a unos cambios digitales (que los que llevamos tiempo avisando no nos ha extrañado) que con la pandemia mundial del covid, han tenido acelerar.
A muchas empresas este cambio les ha cogido tan por sorpresa y (aunque se lleva viendo que era necesario), que no han sabido por donde empezar. En el tema que nos atañe en este artículo, os vamos a hablar un poco sobre el software de gestión documental.
¿Qué es el software de gestión documental?
Si nos queremos ceñir a una definición como tal, podemos decir que es la gestión electrónica de activos en papel, de forma simple, flexible y segura. Resumiendo podemos decir que es una oficina sin papel.
Es la opción más fácil, rápida y económica del mercado si lo que quieres es disfrutar de una oficina sin papel. Gracias a estos programas informáticos podemos gestionar una gran cantidad de documentos (rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos).
Todos estos sistemas de gestión de documentos proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación de los mismos.
Beneficios de utilizar el software de gestión documental
- Acceder, consultar y tramitar la información de forma ágil y sencilla
- Evitar la pérdida de documentos o su consecuente deterioro
- Reducir el impacto medioambiental
- Agilizar y controlar los procesos y tareas
- Incrementar la productividad y control de los procesos y las tarea
- Poner en práctica la cultura de la digitalización y la colaboración
Cómo podemos ver, los beneficios de contratar y utilizar un software de gestión documental, son enormes. En estos 6 puntos podemos ver alguno de los beneficios que tenemos al utilizar este sistema, pero no es lo único.
La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cuando hablamos de sistema de gestión documental o DMS nos referimos a una forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la gestión de una organización.
Como hemos comentado anteriormente, la gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Toda esa gestión de documentos nos facilita la recuperación, extraer la información, conservación, organización y destrucción de los mismos.
Conclusión
Os recomendamos la utilización de un software de gestión documental para vuestras empresas, pero también os recomendamos que si queréis contratar uno, tengan los siguientes puntos (como mínimo):
- Reconocimiento de caracteres
- Reconocimiento de códigos de barra
- Generación de PDFs doble capa
- Tipificación automática y manual de documentos
- Cómo reorganizar las hojas de un documento
- Almacenamiento en Carpetas o GED